کنترل سوابق در تمامی سری استاندارد های ایزو 9000 و ایزو 18001 یک بخش پایه ای و کلیدی است،در حقیقت بدون این بخش امکان اجرای درست ایزو امکان پذیر نیست،در این مجال کنترل سوابق و بایگانی تشریح میگردد
این بایگانی دارای دو سیستم زمانبندی می‌باشد که عبارتند از: بایگانی فعال (جاری )، بایگانی غیرفعال (راکد)
بایگانی جاری در مکانی ایجاد شده که سوابق در آن به سهولت قابل شناسایی و ردیابی بوده و از هر گونه آسیب یا خرابی به دور هستند. شرایط محیطی محل بایگانی به طور مرتب توسط نماینده مدیریت بررسی میگردد تا مشکلی از نظر آسیب و یا خرابی وجود نداشته باشد. سوابق ایجاد شده ابتدا در بایگانی فعّال نگهداری می‌شوند. نماینده مدیریت مدت زمان نگهداری را بررسی می‌نماید تا در صورتی که مدت زمان نگهداری فعال سوابق به پایان رسیده باشد. از بایگانی فعّال به بایگانی غیرفعّال انتقال داده شوند. زمانی که مدت زمان نگهداری سوابق غیرفعّال به اتمام رسید این سوابق تعیین تکلیف می شوند.
